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Virtualisierung: Lehren aus der Erweiterung auf mehr als 6.500 Remote-Büros

Veröffentlicht am:

Autor:

Craig Williams

Virtualisierung: Lehren aus der Erweiterung auf mehr als 6.500 Remote-Büros

Craig Williams ist CIO von Ciena. Sein Artikel erschien ursprünglich auf LinkedIn.


Mein Team glaubte jahrelang, dass wir das Geheimnis entdeckt hätten, wie man die Arbeit produktiver, effektiver und angenehmer gestalten und sie mit unserem Leben außerhalb des Büros in Einklang bringen kann. Ich spreche hier aus eigener Erfahrung, da ich seit drei Jahren virtueller CIO bei Ciena bin; ich lebe, arbeite und reise von meinem Zuhause in Raleigh, North Carolina, aus. Der Hauptsitz von Ciena ist in Maryland, aber unser Mitarbeiterstamm aus 6.500 Beschäftigten ist weltweit auf mehr als 35 Länder verteilt. Und viele unserer Mitarbeiter arbeiteten schon vor der COVID-19-Pandemie in Vollzeit außerhalb des Büros.

Wir haben zwar alle im Laufe der Zeit leichte Veränderungen bei der Telearbeitskultur beobachtet, aber erst als die globale Pandemie viele Unternehmen zu dem großen Experiment der Geschäftsumstellung auf fast 100% Remote-Arbeit zwang, wurde ihnen klar, wie wichtig die richtigen Tools sind, um praktisch von überall aus arbeiten zu können.

Im Gegensatz zu der traditionellen Überzeugung, – oder darf ich sagen „alte Schule“ – dass Mitarbeiter außerhalb des Büros weniger produktiv arbeiten, kann ich das genaue Gegenteil bezeugen. Seit meine Kollegen bei Ciena in den letzten Monaten nun ebenfalls zu 100% von zu Hause aus arbeiten, habe ich einstimmig gehört, dass sie in der Tat sehr produktiv sind – wenn nicht gar produktiver als zuvor. In unserer Organisation verlagerte sich die Diskussion daraufhin von Remote-Arbeit auf das Arbeiten an jedem beliebigen Ort, an dem es zu einem gegebenen Zeitpunkt erforderlich ist. Ich bin der Meinung, dass Remote-Arbeit während einer Pandemie härter ist als ohne globale Krise, aber ich bin zuversichtlich, dass diese neue Weltordnung den Weg für einen Paradigmenwechsel hin zu Remote-Arbeit für die kommenden Jahre bereiten wird.

Natürlich wird Remote-Arbeit niemals die persönliche Kommunikation ersetzen. Aber dank vieler innovativer technologischer Fortschritte in den letzten zehn Jahren können wir nun mithilfe von Microsoft Teams, Zoom, Slack, G Suite und vielen anderen Anwendungen effizient zusammenarbeiten. Meiner Ansicht nach werden Meetings durch Technologien für virtuelle Videokonferenzen interaktiver. Wir können uns alle gleichzeitig engagieren, nichtverbale Hinweise beobachten, über Chat interagieren, Live-Umfragen durchführen und Sitzungen aufzeichnen, um uns nach dem Anruf darauf zu beziehen. Einige argumentieren, dass gut organisierte virtuelle Meetings zu besseren und produktiveren Ergebnissen führen können als Sitzungen in einem physischen Büro. Mir ist auch aufgefallen, dass wir unsere Meetings verkürzen können, wenn wir sie virtuell abhalten, um so effizient wie möglich zu sein und Online-Müdigkeit zu vermeiden.

Als CIO bin ich mir bewusst, dass Organisationen immer noch Schwierigkeiten haben, nahtlos auf Remote-Arbeit umzustellen. Aufgrund meiner persönlichen Erfahrung kann ich jedoch aus erster Hand einige Best Practices vermitteln, die den Übergang erleichtern können. Bei Ciena hat die digitale Transformation meinem direkten Team nicht nur ermöglicht, erfolgreich von zu Hause aus zu arbeiten, sondern wir waren auch in der Lage, unsere „Bürostandorte“ von 70 auf 6.500 zu erhöhen, ohne unsere Netzwerkarchitektur zu beeinträchtigen.

Als Hintergrundinformation: Ciena bietet Hardware- und Software-Lösungen für Networking an – das A und O des Internets. Seit Jahrzehnten unterstützt Ciena die weltgrößten Anbieter von Telekommunikation und Internetinhalten bei der Bereitstellung zuverlässiger Konnektivität. Die Technologie von Ciena trägt dazu bei, dass Kommunikation stattfindet, ob es sich dabei um Telefonanrufe, Videoübertragung oder den Austausch großer Datenmengen zwischen Organisationen handelt. Wir sind damit beschäftigt, die digitale Transformation unserer Kunden zu beschleunigen – was besonders wichtig ist, da Unternehmen mit Remote-Belegschaft zunehmend einen Digital-First-Ansatz verfolgen.
 

Überdenken von Ressourcen, um Wachstum und Produktivität zu ermöglichen

Als wir uns vor einigen Jahren auf unsere eigene Reise zur digitalen Transformation begaben, vereinfachten wir zunächst unser Netzwerk und investierten in Kollaboration-Tools, die das Engagement der Mitarbeiter mithilfe von Videofunktionalität fördern.

Wir gingen die Transformation an, indem wir zuerst darüber nachdachten, was wir tun würden, wenn wir ein Unternehmen unserer Größenordnung noch einmal neu aufbauen könnten. Wir überdachten unsere gesamte Infrastruktur, die Anwendungen, Systeme und Support-Modelle, um unser wachsendes Unternehmen zu unterstützen und es den Mitarbeitern zu ermöglichen, von jedem Ort und jedem Gerät aus zu arbeiten. Wir führten einen Audit durch, um festzustellen, was wir bereits an Bord hatten, um den unterschiedlichen Bedürfnissen unserer wachsenden Belegschaft gerecht zu werden. Bei diesem Audit warfen wir auch einen genauen Blick auf die nächsten 5 bis 10 Jahre und darauf, was wir jetzt umsetzen mussten, um die Mitarbeiterproduktivität zu steigern.
 

Investitionen in Tools zur Nachbildung der Büroumgebung zu Hause

Wir investierten außerdem in eine neue Cloud-Sicherheitsplattform. Die Plattform von Zscaler ist ein wunderbares Produkt, mit dem wir Benutzer auf allen Endgeräten absichern können, wenn sie auf das offene Internet und SaaS-Applikationen zugreifen. Die Absicherung erfolgt über Zscaler Internet Access und die integrierte Cloud Firewall, eine Sicherheitsfunktion, die bei unserer vorherigen Lösung nur in der Firmenzentrale verfügbar war. Darüber hinaus bietet Zscaler Private Access sicheren Remote-Access zu internen Anwendungen, ohne dass ein VPN verwendet werden muss. Infolgedessen ist unsere VPN-Infrastruktur nicht annähernd so kritisch wie zuvor, und das bedeutet auch, dass sich die Widerstandsfähigkeit unseres Unternehmens entscheidend verbessert hat. Die Erfahrung, die unsere Benutzer jetzt beim Arbeiten im Homeoffice (oder an eigentlich jedem Ort) machen, unterscheidet sich nicht von der, die sie in den Unternehmensbüros über WAN erhalten.
 

Konsultation vertrauenswürdiger Quellen für Feedback aus der realen Welt

Wenden Sie sich bei wichtigen Entscheidungen über IT-Investitionen an Kollegen oder vertrauenswürdige Quellen innerhalb Ihres Netzwerks, um besser beurteilen zu können, ob die betreffenden Produkte halten, was sie versprechen. Ich schlage beispielsweise vor, dass Sie sich von potenziellen Verkäufern verschiedene Produkte vorführen lassen, um einen direkten Vergleich zu erhalten.

Diese Pandemie hat eine Diskussion über Best Practices für das virtuelle Arbeiten ausgelöst – Welche Technologien und Verfahren würden wir zur weiteren Verbesserung einführen, wenn wir nicht in die Unternehmensbüros zurückkehren könnten? Ich glaube, der nächste Schritt unserer Transformation wird darin bestehen, das „Büro“ neu zu definieren, um eine Mischung aus Unternehmensarbeitsplatz und Homeoffice zu erhalten.

Auch wenn es für einige Menschen angenehmer sein mag, an einem physischen Bürostandort zu arbeiten, da Remote-Arbeit ihrer Tätigkeit nicht besonders förderlich ist, sollte ein Büro nicht dazu dienen, gesehen zu werden und Produktivität zu demonstrieren. Wir sollten in der Lage sein, überall, auf jedem Gerät und zu jeder Zeit nahtlos zu arbeiten.

Ich möchte dazu beitragen, die negative Wahrnehmung des Arbeitens im Homeoffice in eine positive zu verwandeln, die unsere Umwelt entlastet und das Wohlbefinden der Menschen steigert. Bei Ciena können wir uns glücklich schätzen, dass unsere Mitarbeiter die plötzliche Umstellung auf Remote-Arbeit so flexibel bewältigen konnten.


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